Tugas 6 Teori Organisasi Umum 1

Nama             : Ardhi Martian

NPM               : 1A111193

Kelas              : 2KA23 / ALH11

Hal                 : Tugas 6 Teori Organisasi Umum 1

PROSES ORGANISASI

Dua aspek utama struktur organisasi adalah pembagian kerja dan departementalisasi. Pembagian kerja merupakan pemecahan suatu tugas kerja sehingga  setiap anggota dalam organisasi bertanggungjawab dan melaksanakan seperangkat aktivitas yang terbatas dan  bukan keseluruhan tugas. Sedangkan departementalisasi adalah pengelompokkan aktivitas  pekerjaan sehingga aktivitas dan hubungan yang serupa  dan logis dapat diselenggarakan secara serempak. Departemtalisasi mewakili struktur formal suatu

organisasi seperti telah dideskripsikan dalam bagan organisasi.

Dalam struktur organisasi, tujuan utama dua aspek penting diatas adalah untuk memudahkan proses komunikasi, pengambilan keputusan, evaluasi hasil kerja, ibalan, sosialisasi, dan karier.

Kelima aktiitas tersebut merupakan proses organisasi yang masing-masing akan dideskripsikan sebagai berikut :

1. Proses komunikasi

2. Proses pengambilan keputusan

3. Proses evaluasi hasil karya

4. Proses imbalan

5. Proses sosialisasi dan proses karier

 

1. Proses komunikasi

 Komunikasi dapat didefinisikan sebagai penyampaian  informasi dan pengertian dengan menggunakan tanda yang sama. Komunikasi sangat penting karena para manajer dalam suatu organisasi jarang bekerja dengan mengunakan barang tetapi lebih sering menggunakan informasi mengenai barang itu. Komunikasi tidak dapat dihindarkan dalam setiap fungsi organisasi karena setiap manajer harus menjadi seorang widiasuara. Meskipun sudah ada kemajuan yang pesat dalam teknologi komunikasi dan informasi, namun komunikasi antar individu dalam organisasi tetap diperlukan. Komunikasi antar individu tidak bergantung pada teknologi, tetapi bergantung pada kekuatan dalam diri individu dan dalam lingkungannya. Komunikasi adalah proses di dalam masing – masing orang.

Proses komunikasi dalam suatu  organisasi harus memberi kemungkinan  dalam empat arah yang berbeda, kebawah, ke atas, horizontal dan diagonal. Deskripsi dar arah komunikasi tersebut sebagai berikut :

1. Komunikasi ke bawah.

2. Komunikasi ke atas

3. Komunikasi horizontal

4. Komunikasi diagonal

Penjelasannya sebagai berikut:

1. Komunikasi ke bawah

Mengalir dari orang pada hierarki yang lebih tinggi ke jenjang  yang lebih rendah. Misalnya dalam bentuk instruksi, memo  resmi, prosedur, pedoman kerja, pengumuman, dan sebagainya.

2. Komunikasi ke atas

Porsi ini sebenarnya dituntut untuk seimbang dengan komunikasi  ke bawah. Berbeda dengan komunikasi ke bawah, komunikasi  ke atas mengalir dari orang pada hierarki yan lebih rendah ke  jenjang yang lebih tinggi. Misalnya, dalam bentuk kotak sara,  pertemuan kelompok, pengaduan, dan sebagainya.

3. Komunikasi horizontal

Merupakan pertimbangan utama dalam desain organisasi, namun organisasi yang efektif memerlukan juga komunikasi horizontal yang sangat perlu bagi koordinasi dan integrasi dari beraneka ragam fungsi keorganisasian. Misalnya, komunikasi antar produksi dan pemsaran dalam organisasi bisnis, dsb.

4. Komunikasi diagonal

Merupakan jalur komunikasi yang paling jarang digunakan, komunikasi diagonal penting dalam situasi ketika para anggota tidak dapat berkomunikasi secara efektif melalui jalur ini.

2. Proses pengambilan keputusan

Pengambilan keputusan adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh seseorang dalam usaha memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi, kemudian menetapkan salah satu alternatif yang dianggap paling rasional dan sesuai dengan sistem. Dalam suatu organisasi yang engambil keputusan adalah manajer. Kualitas keputusan yang diambil oleh manajer merupakan ukuran dari efektivitas mereka.

Setiap keputusan adalah hasil proses yang dinamis yang dipengaruhi oleh kekuatan yang banyak sekali. Proses pengambilan keputusan merupakan aktivitas yang berurutan dan bukannya sebagai serangkaian langkah. Kajian mengenai desain umum tentang proses pengambilan keputusan biasanya ditekankan pada keputusan yang tak terprogram.

Proses pengambilan keputusan yang dimaksudkan adalah :

1. Menetapkan tujuan dan sasaran khusus dan mengukur hasilnya,

2. Identifikasi permasalahan,

3. Mengembangkan alternatif,

4. Mengevaluasi alternatif,

5. Memilih alternatif,

6. Melaksanakan keputusan, serta

7. Pengendalian dan penimbangan

3. Proses evaluasi hasil karya

Evaluasi dirancang untuk memberikan kepada orang yang dinilai dan orang  yang menilai atau manajer, informasi mengenai hasil karya. Secara umum bahwa tujuan evaluasi hasil karya adalah untuk mencapai kesimpulan yang evaluatif atau yang memberi pertimbangan mengenai hasil karya dan untuk mengembangkan karya lewat program.

Secara khusus evaluasi hasil karya dapat memberi dampak sebagai berikut :

1.  Program evaluasi hasil karya yang dirancang dan  dilaksanakan dengan baik dapat memiliki pengaruh motivasional terhadap para bawahan, antara lain dapat merangsang peningkatan, mengembangkan rasa tanggung jawab, dan menaikkan keterikatan kepada organisasi.

2.      Meningkatkan pengertian manajerial.

3.      Memberikan dasar bagi perencanaan, pelatihan dan pengembangan

4.      Mengurangi pilih kasih dalam mengambil keputusan manajerial yang penting.

Prosedur evaluasi hasil karya tradisional yang masih sering digunakan dalam suatu perusahaan, antara lain sebagai berikut :

1.Skala penilaian

Teknik ini merupakan prosedur evaluasi hasil karya yang tertua  dan paling luas digunakan yang dalam praktiknya terdapat beberapa bentuk. Penilai diberi sebuah formulir yang dicetak, satu formulir bagi setiap bawahan yang harus dinilai. Isi formulir biasanya mengandung sejumlah karakteristik hasil karya yang harus dinilai.

2.Cerita deskriptif

Prosedur ini menuntut agar penilai (manajer) mendeskripsikan  pokok-pokok kekuatan dan kelemahan orang yang dinilai. Sebenarnya metode ini hanya sedikit memberi kesempatan untuk membandingkan para bawahan yang dinilai mengenai dimensi karya spesifik.

 3. Daftar cek yang dibobot

Prosedur ini terdiri atas sejumlah pertanyaan yang menjelaskan beraneka macam dan tingkat perilaku bagi suatu pekerjaan tertentu. Masing-masing pernyataan mempunyai bobot atau nilai yang diberikan kepadanya. Penilaian mengevaluasi setiap bawahan dengan mengecek pernyataan yang menjelaskan perilaku individual. Tanda cek dan bobot yang sesuai dijumlahkan bagi setiap bawahan.

4. Metode pengangkatan

Pada teknik ini, manajer menggunakan prosedur urutan pangkat untuk menilaisemua bawahannya. Bawahan diberi pangkat menurut nilai relatif mereka bagi perusahaan mengenai satu dimensi hasil karya atau lebih.

Diorganisasi khususnya perusahaan besar yang berkembang di Amerika Serikat telah mengembangkan metode evaluasi hasil karya dengan lebih modern.

a.    Metode penilaian yang berjangkar pada perilaku.

b.    Manajemen berdasarkan sasaran

4. Proses imbalan

Cara dan penetapan waktu pembagian imbalan merupakan permasalahan penting yang harus dihadapi oleh manajer sehari-hari, imbalan yang dibagi oleh manajer meliputi upah, mutasi, promosi, pujian dan penghargaan.Tujuan umum dari program imbalan adalah :

a.      Untuk menarik orang yang memenuhi syarat sehingga bersedia memasuki organisasi

b.      Menjaga saupaya para bawahan datang ke pekerjaan

c.       Memotivasi para bawahan untuk bekerja lebih giat sehingga mencapai tingkat hasil karya yang lebih tinggi

5. Proses sosialisasi dan proses karier

Sosialisasi keorganisasian adalah proses yang dialami individu untuk menghargai nilai, kemampuan, perilaku yang diharapkan, dan pengetahuan sosial yang diperlukan untuk mengasumsikan peran keorganisasian dan untuk beradaptasi sebagai anggota organisasi. Tahap proses sosialisasi meliputi :

a.      Sosialisasi persiapan

b.      Akomodasi

c.       Manajemen peran